Introductie

Deze pagina geeft een totaaloverzicht van de functies die je kunt gebruiken in het menu Producties. Dit menu wordt vaak verward met de homepage (het dashboard) van Podiumkunst.info bij het aanmaken van producties en voorstellingen. Dit komt omdat er op het dashboard ook een overzicht van producties getoond wordt. Vanuit het dashboard kun je doorklikken naar informatie over specifieke producties. In het menu Producties beheer je de producties.


Hoe kom je in het menu?

  • Log in.
  • Klik rechtsboven op de groene knop met jouw inlognaam: er verschijnt een dropdown menu.
  • Kies 'Producties'. Er verschijnt een lijst met producties in beeld. De eerste keer zal de lijst leeg zijn, want dan heb je nog geen producties aangemaakt. Je ziet dan wel de koppen van de kolommen van de lijst.

 

Toelichting op de kolommen in de pagina Producties

Door op de knop 'Kolommen' te klikken, kun je zelf selecteren welke kolommen je wil laten zien. Alle kolommen worden standaard getoond. Zet het vinkje uit voor de kolommen, die je wil verbergen. Je hebt de keuze uit de volgende kolommen:


  • Naam: de naam van de productie. Dit is de naam zoals je (of eventueel de producent) deze hebt ingevoerd in Podiumkunst.info, of zoals die wordt opgehaald uit het boekingssysteem.
  • PKI #: het ID-nummer van de productie, toegekend door Podiumkunst.info. Dit gebeurt automatisch bij het aanmaken en opslaan van een nieuwe productie.
  • Aantal voorstellingen: het aantal voorstellingen, dat voor deze productie in Podiumkunst.info bekend is. Voorstellingen worden automatisch opgehaald uit gekoppelde boekingssystemen. Is jouw boekingssysteem niet gekoppeld, dan moet je de voorstellingen zelf invoeren.
  • Datum 1e voorstelling: de vroegste datum dat een voorstelling van deze productie geprogrammeerd is (en bekend in Podiumkunst.info).
  • Status: de status van de productie. De status van de productie kan zijn: Lopend, Ingepland of Afgelopen zijn. 
  • Producent: de producent of het gezelschap (onder de knop 'Kolommen' vind je deze kolom onder de naam Producer).
  • % Bezet: hoeveel kaarten er uit de totaal beschikbare capaciteit er op dit moment zijn verkocht. Dit is weergegeven als een liggende balk, waarin in een verdeling van geel en wit het percentage van de verkochte kaarten ten opzichte van de totale capaciteit wordt getoond. Plaats je de cursor op deze balk, dan verschijnen aanvullende gegevens die in cijfers toelichten wat de balk weergeeft (Capaciteit, Verkocht, Beschikbaar en % Bezet).
  • Verkocht: het totaal aantal verkochte kaarten in cijfers (alle voorstellingen in alle theaters samen).
  • Verkocht theater: het aantal kaarten verkocht door de theaters waar de voorstellingen gespeeld worden (alle voorstellingen in alle theaters samen).
  • Verkocht wederverkoop: het aantal kaarten verkocht door wederverkopers. Let op: op dit moment maakt Podiumkunst.info nog geen uitsplitsing tussen het aantal verkochte kaarten door het theater en door de wederverkoper. Daarom zul je momenteel alleen het totaal aantal door het theater verkochte kaarten onder Verkocht theater zien.
  • Recette (€): de totale recette (alle voorstellingen in alle theaters samen).
  • Mijn aandeel (€): het aandeel in de totale recette. Je ziet uiteraard alleen het opgetelde bedrag van alle voorstellingen binnen deze productie, waarvoor financiële afspraken in Podiumkunst.info zijn gemaakt.
  • Co-producer: is dit een eigen productie of een co-productie? De opties zijn 'Ja' en 'Nee', waarbij 'Ja' aangeeft dat het een co-productie betreft en 'Nee' dat het een eigen productie is.
  • Begeleid: wordt de voorstelling begeleid door musici?
  • Drie puntjes boven elkaar: er verschijnt een extra menu als je de cursor op deze kolom zet. Via dit menu kun je de productie bewerken en de creatieve cast toevoegen of aanpassen. 
    • Bewerken: door op Bewerken te klikken, open je de pagina van de productie. Hier kun je wijzigingen doorvoeren en opslaan. Wil je toch niets wijzigen, verlaat de pagina dan via de 'Terug'-knop rechtsboven in het formulier.
    • Creatieve cast: je opent een nieuwe pagina. Via de knop 'Castlid toevoegen' kun je per persoon functie, rol en naam van elk castlid invoeren. Na het opslaan worden ze getoond in een lijst. De pagina van elk castlid kan bewerkt worden door op de regel in de lijst te klikken. Via de link 'Verwijderen' op de betreffende regel, kun je een verkeerd ingevoerd castlid weer uit de productie verwijderen.


N.B. Ontkoppelen van een productie: het kan voorkomen, dat een producent jouw impresariaat aan een productie heeft gekoppeld, terwijl je niet het bijbehorende impresariaat bent. In dat geval kun je contact opnemen met support@dip.nl om een verzoek te doen de productie te laten ontkoppelen.

Het toevoegen van producties en voorstellingen

Bij een koppeling tussen Podiumkunst.info en jouw boekingssysteem zullen alle benodigde gegevens één op één worden overgenomen uit het boekingssysteem. We raden je in dit geval af om handmatig iets te wijzigen in Podiumkunst.info, omdat bij een volgende update alles weer overschreven zal worden vanuit het boekingssysteem. Hoe vaak zo'n update wordt uitgevoerd, is afhankelijk van de koppeling, maar meestal gebeurt dit direct, elk uur of elke dag. 


Wanneer er geen koppeling aanwezig is tussen jouw boekingssysteem en Podiumkunst.info, maak je handmatig producties en voorstellingen aan. We beschrijven hier hoe dit in z'n werk gaat.


Producties handmatig aanmaken

Je klikt op 'Productie toevoegen'. Er verschijnt een pagina met invoervelden in beeld. De verplichte velden worden aangegeven met een sterretje *, deze moeten ingevuld worden.

We geven hier een toelichting op elk veld in het formulier.

  • Producent *: Alle producenten die aan jouw impresariaat zijn gekoppeld staan in dit lijstje. Hier kan je de producent aanklikken waarvoor je de betreffende productie aanmaakt. Wanneer je een producent mist in deze lijst, betekent dit dat deze producent nog niet is aangemaakt of is gekoppeld aan jullie organisatie. Meld de producent aan via het registratieformulier. Wij zullen vervolgens de producent voor jullie aanmaken en koppelen aan jouw impresariaat. Wanneer dit is gebeurd, versturen wij een mail dat de producenten zijn toegevoegd.
  • Titel *: Voor de afnemers is de titel het duidelijkst als hier zowel de uitvoerende artiest als de titel van de voorstelling in vermeld wordt. Voor het uitwisselen van gegevens is het niet nodig om in alle gekoppelde systemen exact dezelfde titel aan te houden.
  • Nieuw / reprise: Kies uit de opties 'Nieuwe productie' of 'Reprise / herneming'.
  • Eigenaar: Maakt de producent de productie alleen of is het een co-productie? Let hierbij goed op de definitie van een co-productie, zoals wij en OC&W deze hanteren, namelijk "Twee of meer producenten of instellingen werken samen aan één productie. Daarvoor moet de samenwerking minimaal voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. De artistieke signatuur van de verschillende samenwerkingspartners komt tot uiting in de productie en de samenwerkingspartners zijn zichtbaar in het publiciteitsmateriaal; 2. de samenwerkingspartners investeren op enigerlei wijze gezamenlijk en delen de productionele verantwoordelijkheid.".
  • Co-producenten: Als je hebt aangegeven dat de productie een co-productie is, verschijnt er een extra veld in beeld. Hier voer je de co-producent(en) in. Staat jouw co-producent er niet tussen? Download dan het formulier en stuur dit ingevuld naar support@dip.nl om ze toe te laten voegen. Je kan meerdere co-producenten toevoegen door telkens opnieuw in het veld te klikken. Je kan verkeerd geselecteerde co-producenten verwijderen door op het grijze kruisje voor hun naam te klikken.
  • Begeleid door: Word jouw voorstelling begeleid door een orkest of muzikaal ensemble, dan kun je hier aangeven welke. Ontbreekt jouw begeleiding in de lijst, volg dan dezelfde procedure als voor nieuw aan te maken producenten.
  • Aantal musici: Indien van toepassing kun je hier het aantal muzikanten invullen. Je kan het getal intypen of selecteren met de pijltjes omhoog en omlaag.
  • Synopsis: Hier kan je een samenvatting van de voorstelling plaatsen.
  • Genre *: Kies een optie uit de lijst. Staat jouw gewenste genre er niet bij, kies dan voor de optie Algemeen.
  • Status *: Je kan kiezen uit de opties Gepland, Loopt of Afgelopen.
  • Start datum: Over het algemeen kies je hier voor de datum van de eerste voorstelling van de tournee. Vul je hier geen datum in, dan komt de productie automatisch in het huidige seizoen terecht. Zeker in de weken vóór 1 juli kan dit verwarring opleveren, want over het algemeen wordt dan geprogrammeerd voor het volgende seizoen. Het veld is dus niet verplicht, maar het verdient aanbeveling om het wel in te vullen.

Klik hierna op 'Opslaan'.


Voorstellingen aanmaken

De nieuw aangemaakte productie vind je terug in het productieoverzicht in het menu Producties. Nu kan je voorstellingen gaan aanmaken! Klik op de regel van de productie waar je voorstellingen aan wil toevoegen. Je krijgt een nieuwe pagina in beeld waar of al voorstellingen in staan of wat leeg is, omdat er nog geen voorstellingen zijn aangemaakt. Om een voorstelling toe te voegen, klik je op 'Voorstelling toevoegen'. Er verschijnt een pagina met invoervelden in beeld. De verplichte velden worden aangegeven met een sterretje *, deze moeten ingevuld worden.


We geven hier een toelichting op elk veld in het formulier.

  • Theater *: Kies hier het theater waar de voorstelling geboekt is. Als het theater de voorstelling op een externe locatie laat spelen, kies je hier toch voor het theater zelf. Om snel het juiste theater op te zoeken in de lijst, kan je een deel van de naam intypen.
  • Zaal *: Kies hier de juiste zaal. De keuze van de zaal bepaalt de hoeveelheid kaarten, die voor deze voorstelling beschikbaar zou moeten zijn. Een verkeerde keuze zal daarom de statistieken voor de kaartverkoop onbruikbaar maken!

Er is, afhankelijk van de situatie in dit specifieke theater, vaak een grote zaal, middenzaal en kleine zaal in een theater. Daarnaast zijn er twee andere type zalen te onderscheiden:

- Overige locaties: wanneer er een voorstelling plaatsvindt binnen het gebouw van een theater, maar niet in een zaal, maak je de voorstelling aan onder 'Overige locaties'. Een voorbeeld is de foyer van een theater. 

- Externe locaties: wanneer er een voorstelling plaatsvindt buiten het theater zelf, maak je de voorstelling aan onder 'Externe locaties'. Een voorbeeld is de Grote Kerk in de standplaats van het theater.

Wanneer je één van deze twee typen selecteert, zal het theater deze locaties verder specificeren middels het aanmaken van rangsjablonen in Podiumkunst.info. Ook als je een afwijkende capaciteit toestaat in één van de 'normale' zalen, zal het theater deze in moeten stellen middels een aangepast rangsjabloon.

  • Datum: In het formulier zie je geen sterretje, maar dit is wel degelijk een verplicht veld. Je kan datum en tijd hier intypen volgens het format 'DD-MM-JJJJ UU:mm'. Je kan ook via de kalender een datum kiezen en vervolgens onder de kalender met de schuifjes de tijd instellen. Vergeet je een tijd in te vullen, dan komt de aanvangstijd van de voorstelling automatisch op 0:00 te staan!
  • Status *: Kies één van de mogelijkheden (Interesse, Optie, Geaccepteerd, Succesoptie of Annulering).
  • Type *: Kies één van de mogelijkheden (Normaal, Try-out, Première, Montage of Dernière).
  • Besloten voorstelling: Vink dit vakje aan wanneer het een besloten voorstelling betreft. De kaartverkoop telt dan niet mee in de statistieken.
  • Kenmerk voorstelling: Het is mogelijk meerdere kenmerken toe te voegen aan de voorstelling. De kenmerken waar je uit kunt selecteren, zijn: Reguliere voorstelling, Schoolvoorstelling, Locatievoorstelling, Festivalvoorstelling, Buitenlandse voorstelling, Educatieve voorstelling / activiteit, Betaalde lezing of inleiding, Preview, Workshop voor amateurs, Registratie / adaptie voor bioscoop/radio/tv.



Klik na het invoeren en selecteren van de juiste gegevens op 'Opslaan'. De voorstelling is nu toegevoegd!

 

Het is ook mogelijk om een bulk voorstellingen toe te voegen, wanneer deze in hetzelfde theater spelen. Klik hiervoor in het voorstellingsoverzicht 'Bulk voorstellingen toevoegen'. Hier voer je theater, zaal en het aantal voorstellingen in. Daarna kan je per voorstelling de datum en tijd instellen en indien gewenst de status aanpassen.

 


Het wijzigen van een voorstelling

  • Log in en beweeg de cursor over jouw inlognaam, rechtsboven in beeld. Er verschijnt een dropdownmenu.
  • Klik op 'Producties'. 
  • Je krijgt de lijst producties in beeld. Controleer of het filter correct staat ingesteld en gebruik dit eventueel om de gewenste voorstelling op te zoeken.
  • Klik eenmaal op de regel van de gewenste productie. De lijst met bijbehorende voorstellingen verschijnt.
  • Nu kan je de juiste voorstelling opzoeken. Hiervoor zijn er twee werkwijzen:
    • Als er weinig voorstellingen voor de productie bestaan, kun je even door de lijst heen lopen: onderin beeld kan je doorklikken naar de volgende pagina. Als je de juiste voorstelling heeft gevonden, klik je eenmaal op de regel om het formulier te openen.
    • Als het er veel zijn, is het handig om het voorstellings-ID te weten. Klik dan op een willekeurige voorstelling uit de lijst om de pagina te openen. In de adresbalk van je browser verschijnt een URL met de volgende opbouw: […]/productienummer/performance/voorstellings-ID/edit en hierin kan je het voorstellings-ID vervangen door het ID van de gewenste voorstelling. Druk op Enter en de bijbehorende pagina wordt getoond.
  • Op deze pagina zie je de gegevens, zoals die zijn ingevoerd. Klik voor het te wijzigen veld op het pijltje om de drop-down te openen. Kies hieruit de gewenste optie. Voor het wijzigen van de datum of tijd, kan je in het veld typen of gebruik maken van de kalender en tijd-schuifjes.
  • Klik op de knop 'Opslaan'.


Het verwijderen van producties en voorstellingen

Mocht het voorkomen dat je een productie en/of voorstelling wilt verwijderen, dan kan je deze het beste de status 'Geannuleerd' geven. Je kunt zelf geen producties of voorstellingen verwijderen. Heb je een fout gemaakt bij het invoeren (bijvoorbeeld dubbel ingevoerd), neem dan contact op via support@dip.nl