FPK-koppeling
Producenten die onder de meerjarige subsidieregeling van Fonds Podiumkunsten (FPK) vallen, kunnen gebruik maken van de tijdbesparende koppeling met de verantwoordingsmodule van Fonds Podiumkunsten.
Organisaties die meerjarig gefinancieerd worden door Fonds Podiumkunsten worden een keer per kwartaal gevraagd om een verantwoording in te dienen. Het invoeren is vaak een tijdrovende klus. DIP kan je daarbij helpen. Wij zetten de producties die je hebt ingevoerd in het DIP-platform alvast voor je klaar in de verantwoordingsmodule van FPK waardoor je deze niet nóg eens hoeft in te voeren. Je hoeft enkel de informatie nog even na te lopen en aan te vullen waar nodig.
We leggen je hieronder uit hoe de koppeling werkt zodat je zelf kunt beslissen of je hiervan gebruik wilt maken.
Komen mijn voorstellingen in aanmerking voor de FPK-koppeling?
De productie moet aan een aantal voorwaarde voldoen:
De productie valt onder de meerjarige subsidieregeling van FPK.
De productie staat nog niet in de verantwoordingsmodule van het FPK.
Wanneer het om een coproductie gaat, moet jouw organisatie de hoofdproducent zijn. Dit houdt in dat de productie in DIP is aangemaakt door jullie organisatie en niet door een andere producent.
Twijfel je of je in aanmerking komt? Neem dan contact op met support@dip.nl
Hoe zorg ik ervoor dat mijn voorstellingen worden overgezet naar FPK?
Zet het toestemmingsvakje aan bij de productie:
Let op: voorstellingen met status annuleringen en montages worden niet doorgezet. Zorg er dus voor dat je ook de juiste status bij je voorstellingen invoert.
Welke gegevens worden vanuit DIP overgezet naar FPK?
Hieronder tref je een overzicht van de gegevens die wij vanuit het DIP-platform voor je klaarzetten in de verantwoordingsmodule. Deze gegevens dien je in de verantwoordingsmodule nog eens goed na te lopen en aan te passen waar nodig.
titel van de productie type voorstelling
normaal, première, dernière, try-out
theater
naam, postcode, plaats
co-productie?
Ja/nee
zaal (indien bekend bij FPK anders wordt alleen postcode doorgegeven)
in geval van een co-productie
wie is de co-producent?
zaalcapaciteit in het kader van een festival?
Ja/nee
datum en aanvangstijd
FPK Kenmerk (indien ingevuld in DIP, geen verplicht veld in DIP)
aantal bezoekers
opgesplitst in betalende bezoekers en vrijkaarten
type financiële afspraak (mits er een goedgekeurde afspraak voor de voorstelling bestaat. Let op: Fonds Podiumkunsten kent alleen partage, uitkoop en huur. Afspraken van type suppletie en staffel worden niet doorgegeven.)
Wanneer worden de gegevens overgezet?
Alle voorstellingen en bijbehorende kaartstanden worden eenmalig opgehaald. Dit gebeurt een keer per kwartaal. De jaarplanning ziet er als volgt uit:
- 1 mei: voorstellingen en cijfers voor januari, februari, maart
- 1 augustus: voorstellingen en cijfers voor april, mei, juni
- 1 november: voorstellingen en cijfers voor juli, augustus, september
- 1 februari: voorstellingen en cijfers voor oktober, november, december
Binnen de verantwoordingsmodule kun je daarnaast op elk moment de beschikbare producties uit DIP ophalen. De volgende gegevens worden dan direct overgezet:
- De titels van producties waarvoor je als producent toestemming hebt gegeven.
- Is het een co-productie? Ja/nee
Deze optie is beschikbaar gesteld, zodat je niet hoeft te wachten met het invoeren van voorstellingen die niet in DIP staan, zoals bijvoorbeeld voorstellingen op alternatieve locaties. Door gebruik te maken van de ophaalknop voorkom je, dat er een dubbele productie wordt aangemaakt en kun je alle voorstellingen onder dezelfde productie kwijt.
Hoe weet ik welke gegevens worden overgezet?
We controleren altijd welke producenten wel of niet het toestemmingsvakje hebben aangevinkt. Wanneer je het toestemmingsvakje nog niet hebt aangevinkt, zal je van ons een herinneringsmail ontvangen. Wanneer je mails wilt ontvangen over FPK kun je dit zelf in jouw mailinstellingen instellen.
Klik rechtsboven op het instellingenicoontje > mijn account
Op de eerste dag van de maand waarin de gegevens voor FPK moeten worden ingevuld, sturen wij de beheerders een mail met een overzicht met alle gegevens die klaar staan om overgezet te worden. Zo kun je zelf controleren of de data die in de verantwoordingsmodule verschijnt compleet en correct is.
Foutmeldingen (oranje velden)
Zijn de gegevens bij DIP niet compleet of niet matchbaar met de verantwoordingsmodule, dan verschijnen er “oranje” velden in de verantwoordingsmodule van het Fonds Podiumkunsten. Deze geven aan dat er nog iets moet gebeuren voordat de gegevens voor de betreffende voorstelling klaar zijn voor de verantwoording. Het kan gaan om:
Zaal: is de kaartstand in DIP hoger dan de maximale zaalcapaciteit zoals bekend bij het Fonds Podiumkunsten, dan wordt alleen de kaartstand overgenomen en niet de zaal. Je zal zelf in de verantwoordingsmodule van FPK de zaal in moeten vullen.
Zaal: is de zaal die wordt doorgegeven vanuit DIP niet gekoppeld aan een zaal bij Fond Podiumkunsten, dan wordt alleen de postcode doorgegeven. Dit kan voorkomen bij niet-erkende podia en de DIP-zalen “overige locaties” en “externe locaties”.
Kaartstand: is het theater niet aangesloten bij DIP of heeft het theater de betreffende voorstelling niet gekoppeld, dan worden wel alle andere gegevens van de voorstelling doorgezet. Een kaartstand van nul is in de verantwoording echter onmogelijk, dus dit wordt een oranje veld. Zo kun je nooit vergeten de kaartstand alsnog in te vullen in de verantwoordingsmodule.
Kenmerk FPK: dit is geen verplicht veld in DIP, maar wel in de verantwoording. Alle kenmerken van Fonds Podiumkunsten zijn wel beschikbaar in de DIP-applicatie en te herkennen aan het voorvoegsel "(FPK)".
Datum: heb je twee of meer uitvoeringen op dezelfde dag, dan tellen deze voor de verantwoording als 1 voorstelling, tenzij je aangeeft dat beide voorstellingen "volwaardig" zijn. Als het Fonds Podiumkunsten voorstellingen ophaalt en twee daarvan zijn op dezelfde datum, dan krijgen de voorstellingen een oranje vinkje (ipv groen), dat aangeeft: hier moet nog iets mee.
Hoe controleer ik of alles goed staat?
Heb je je producties en voorstellingen al ingevoerd in DIP en wil je checken of alles goed staat? Voer dan voor elke productie die doorgezet mag worden de volgende stappen uit.
Navigeer in het linkermenu naar beheer > producties, hier zie je een overzicht van je producties. Rechts van de titel van de productie kun je op het bewerkicoontje klikken. Vervolgens kun je controleren of het toestemmingsvakje aanstaat.
Check voorstellingen: Bij elke voorstelling kun je het kenmerk invullen, dit is niet verplicht in het overzetten van de data naar Fonds Podiumkunsten. Navigeer weer naar je productieoverzicht via beheer > producties in het linkermenu. Klik vervolgens op het oogje in de gele cirkel. Als je naar beneden scrolt, zie je alle voorstellingen die onder de productie vallen. Rechts van de voorstellingstitel zie je bewerkingsknop, klik hierop. Onder ‘kenmerk voorstelling’ kun je vervolgens een kenmerk invullen met ‘(FPK)’ ervoor.