Digitaal Informatieplatform Podiumkunsten - Contractmodule voor afnemers

Hoe werkt de Contractmodule?
Financiële afspraken zijn de basis voor het berekenen van het aandeel van de afnemer (jij als theater) en aanbieder (een producent of impresariaat) in de recettes. De financiële afspraken in DIP zijn bindend, omdat er een standaardovereenkomst tussen aanbieder en afnemer aan ten grondslag ligt.

Ter voorbereiding: De standaardovereenkomst
Als theater sluit je in principe met elke aanbieder een standaardovereenkomst, die op papier – door beide partijen – in tweevoud wordt ondertekend. In deze overeenkomst leggen jullie alle afspraken vast, die gelden voor (vrijwel) alle voorstellingen van deze aanbieder in jouw theater. Onderaan deze pagina tref je een voorbeeldovereenkomst. Deze hoef je niet letterlijk over te nemen. Het is de bedoeling dat de overeenkomst zo algemeen mogelijk blijft, zodat deze voor langere tijd te gebruiken is.

Let op: De standaardovereenkomst vormt in principe de basis voor de financiële afspraken, en bij elke afspraak wordt aangegeven óf de overeenkomst van toepassing is. In enkele uitzonderingsgevallen is dit niet zo. Dan wordt er een afwijkende afspraak gemaakt.

Verschillende typen afspraken
Bij de financiële afspraken maakt DIP onderscheid tussen producties en voorstellingen. Voor voorstellingen binnen een productie kunnen verschillende typen financiële afspraken worden gemaakt.

Hoe maak ik een financiële afspraak?
Het maken van een financiële afspraak voor een voorstelling gaat als volgt:

De aanbieder en je theater sluiten een standaardovereenkomst af.
De aanbieder maakt de voorstellingen aan in DIP en zet één of meer financiële afspraken klaar voor je theater. DIP ondersteunt de vijf meest voorkomende type afspraken: ‘partage’, ‘verhuur’, ‘uitkoop’, ’suppletie’ en ’staffel’.
Bij het aanmaken van de afspraak kiest de aanbieder voor een contactpersoon van je theater. Dit is altijd een DIP-gebruiker met rechten om financiële afspraken goed en af te keuren. Als beheerder krijg je deze rechten automatisch. Voor andere gebruikers kunnen deze rechten worden ingesteld.

Let op: Er kan per afspraak slechts één contactpersoon gekozen worden.

Tip van DIP: Maak een specifieke gebruiker aan met de titel ‘financiële afspraken’, zodat direct duidelijk is naar wie deze gestuurd moeten worden.
Staan er afspraken klaar? Dan krijgt de geselecteerde contactpersoon binnen je theater een e-mail.
Vervolgens kan deze het voorstel goed- of afkeuren (dit laatste altijd met opgaaf van reden(en)).
Heb je het voorstel afgekeurd als theater? Dan krijgt de aanbieder een bericht met het overzicht van één of meerdere afgekeurde onderdelen, plus uitleg. De aanbieder past het voorstel (indien gewenst) aan en verstuurt het opnieuw. Het proces wordt nu herhaald, net zolang totdat er overeenstemming is bereikt op alle onderdelen.

Hoe keur ik een afspraak goed of af?
We leggen het kort uit in deze video. De tekst gaat daaronder verder.

Hoe bekijk ik een financiële afspraak?

Klik op ‘financiële afspraken’* in het linkermenu. Er verschijnt een nieuwe pagina. Hier staan alle voorgestelde, goed- en afgekeurde financiële afspraken voor je theater. Standaard staat het filter op het huidige seizoen.

*Zie je deze optie niet staan? Dan heb je hiervoor niet de benodigde rechten. Vraag aan de beheerder binnen jouw theater om jou deze rechten te geven.

Waar zie ik de details van mijn afspraak?
De details van een financiële afspraak kun je inzien door te klikken op het gele oogje aan de rechterkant op de regel van de afspraak. Op de detailpagina zie je vervolgens de specificaties per onderdeel en een tussenstand van de resultaten.

Wat is de status van mijn afspraak?
Een financiële afspraak heeft de status ‘voorstel’ zolang je deze nog niet hebt goed- of afgekeurd. Keur je de afspraak goed of af? Dan verandert ook de status in het overzicht.

Hoe wijzig ik een afspraak?
Het komt ook voor dat je de afspraak al hebt goedgekeurd, maar dat er later toch iets moet worden gewijzigd. Een impresariaat of producent kan dan de afspraak openbreken en een aangepast voorstel maken. Neem hiervoor contact met diegene op.

Let op 1: Een afspraak kan nooit eenzijdig worden gewijzigd. Iedere wijziging moet goedgekeurd worden door beide partijen voordat deze geldig is.

Let op 2: De oude financiële afspraak wordt bewaard en blijft geldig totdat de nieuwe financiële afspraak is goedgekeurd. De oude financiële afspraak blijft ook na goedkeuring in het overzicht staan. In zo’n geval krijgt deze afspraak de status ‘herzien’.