Contractmodule (financiële afspraken)

Hoe werkt de Contractmodule?
Financiële afspraken zijn de basis voor het berekenen van het aandeel van de afnemer (een theater) en aanbieder (een producent of impresariaat) in de recettes. De financiële afspraken in DIP zijn bindend, omdat er een standaardovereenkomst tussen aanbieder en afnemer aan ten grondslag ligt.

Ter voorbereiding: De standaardovereenkomst
Als producent sluit je in principe met elke aanbieder een standaardovereenkomst, die op papier – door beide partijen – in tweevoud wordt ondertekend. In deze overeenkomst leggen jullie alle afspraken vast, die gelden voor (vrijwel) al jouw voorstellingen in het betreffende theater. Onderaan deze pagina tref je een voorbeeldovereenkomst. Deze hoef je niet letterlijk over te nemen. Het is de bedoeling dat de overeenkomst zo algemeen mogelijk blijft, zodat deze voor langere tijd te gebruiken is.

Let op: De standaardovereenkomst vormt in principe de basis voor de financiële afspraken, en bij elke afspraak wordt aangegeven óf de overeenkomst van toepassing is. In enkele uitzonderingsgevallen is dit niet zo. Dan wordt er een afwijkende afspraak gemaakt.

Verschillende typen afspraken 
Bij de financiële afspraken maakt DIP onderscheid tussen producties en voorstellingen. Voor voorstellingen binnen een productie kunnen verschillende typen financiële afspraken worden gemaakt.

Hoe maak ik een financiële afspraak?
We leggen het kort uit in deze video. De tekst gaat daaronder verder.

Het maken van een financiële afspraak voor een voorstelling gaat als volgt:

• Jij en het theater sluiten een standaardovereenkomst af.

• Klik op 'financiële afspraken' in het linkermenu en klik vervolgens op 'nieuwe deal aanmaken'.

• Je kiest eerst de type afspraak die je wilt maken. DIP ondersteunt de vijf meest voorkomende type afspraken: ‘partage’, 'verhuur’, 'uitkoop’, ’suppletie’ en ’staffel’.
  
  

• Bij het aanmaken van de afspraak selecteer je vervolgens de productie, de betreffende voorstelling(en) en de contactpersoon van het betreffende theater. Dit is altijd een DIP-gebruiker met rechten om financiële afspraken goed en af te keuren. Als beheerder krijg je deze rechten automatisch. Voor andere gebruikers kunnen deze rechten worden ingesteld.
  
  Let op: Er kan per afspraak slechts één contactpersoon gekozen worden. 
  
  
  

• Vervolgens vul je de (financiële) details van het contract in.
  
  
  

• Alles ingevuld? Dan kun je kiezen uit ‘bekijk afspraak’ of ‘opslaan als concept’. Bij deze laatste optie kun je de afspraak nog aanpassen en later versturen. Als je de afspraak meteen naar het theater wilt verzenden, kies je voor ‘bekijk afspraak’. Je kunt alle informatie dan nog 1 keer doornemen. Klopt het? Klik dan op ‘afspraak voorstellen’ om de afspraak definitief te maken en te versturen.

• Je geselecteerde contactpersoon bij het theater krijgt vervolgens een e-mail met de afspraken die klaarstaan. 

• Vervolgens kan deze de afspraken goed- of afkeuren (dit laatste altijd met opgaaf van reden(en)). Is het voorstel afgekeurd? Dan krijgt je een bericht met het overzicht van één of meerdere afgekeurde onderdelen, plus uitleg. Je past het voorstel (indien gewenst) aan en verstuurt het opnieuw. Het proces wordt nu herhaald, net zolang totdat er overeenstemming is bereikt op alle onderdelen. 

Hoe bekijk ik een financiële afspraak?

Klik op ‘financiële afspraken’ in het linkermenu. Er verschijnt een nieuwe pagina. Hier staan alle voorgestelde, goed- en afgekeurde financiële afspraken voor jullie organisatie. Standaard staat het filter op het huidige seizoen.

Wat is de status van mijn afspraak?
Een financiële afspraak heeft de status ‘voorstel’ zolang het voorstel nog niet is goed- of afgekeurd. Wordt de afspraak goed- of afgekeurd? Dan verandert ook de status in het overzicht.

Waar zie ik de details van mijn afspraak?
De details van een financiële afspraak kun je inzien door te klikken op het gele oogje aan de rechterkant op de regel van de afspraak. Op de detailpagina zie je vervolgens de specificaties per onderdeel een tussenstand van de resultaten.